Informatie voor ZZPers

Tips voor databeheer en archiefvernietiging

Afbeelding bij Tips voor databeheer en archiefvernietiging

Als ondernemer zult u naast uw core business ook zorg moeten dragen voor uw boekhouding. Dit archief zal voor de meesten uit een combinatie van papieren documenten en een digitale database bestaan. Niet alleen voor de belastingdienst, maar ook voor uw eigen administratie is het noodzakelijk om uw boekhouding goed op orde te hebben en te houden. Daarnaast stelt ook de wetgeving voor gegevensbescherming steeds zwaardere eisen, wat ook zware consequenties voor ondernemers met zich meebrengt. Door de grote stroom aan informatie die beheerd moet worden, kan het zijn dat u door de bomen het bos niet meer ziet. Daarom geven we hier een aantal praktische adviezen om uw administratie goed op orde te houden.

Mappen en naamgeving
Facturen, klanten en urenregistratie zijn voorbeelden van gebundelde data die prima in mappen ondergebracht kunnen worden.Of u nu kiest voor een papieren archief of een digitale variant, mappen bieden uitkomst in het aanbrengen van orde in uw documenten. Voor uw bedrijfsadministratie is het voor de hand liggend om uw data per jaar in mappen onder te brengen.
Om de documenten in deze mappen snel terug te kunnen vinden, is een correcte naamgeving nodig.
U kunt er ook voor kiezen om de gegeven van 1 jaar bijvoorbeeld onder te brengen in een Excel document, waarin u werkt met verschillende tabbladen voor verschillende maanden of klanten.

Gevoelige informatie beheren
Als u over een archief met gevoelige informatie beschikt, dan is het zaak om extra zorgvuldig met het databeheer om te gaan. Deze informatie kan echter na verloop van tijd ook verlopen of niet relevant meer zijn voor u als ondernemer. Te denken valt aan informatie die is opgeslagen op cd's, dvd's, harde schijven of papieren documentatie. Archiefvernietiging biedt een oplossing als u met een gerust hart afstand wilt doen van deze informatie. Voor meer informatie over archiefvernietiging kunt u bijvoorbeeld kijken op http://www.ironmountain.nl/informatiebeheer/archiefvernietiging.asp   

Online beheer
Met een gratis programma als Dropbox kan bedrijfsdata online opgeslagen worden. Het voordeel is dat u er (indien er een internetverbinding is) altijd en overal bij kunt. En geen zorgen over de veiligheid: de gegevens zijn versleuteld zodat je privacy gegarandeerd is. Dropbox is tegenwoordig ook te gebruiken vanaf de meeste smartphones. Handig voor onderweg of bij de klant!Als ondernemer zult u naast uw core business ook zorg moeten dragen voor uw boekhouding. Dit archief zal voor de meesten uit een combinatie van papieren documenten en een digitale database bestaan. Niet alleen voor de belastingdienst, maar ook voor uw eigen administratie is het noodzakelijk om uw boekhouding goed op orde te hebben en te houden.Daarnaast stelt ook de wetgeving voor gegevensbescherming steeds zwaardere eisen, wat ook zware consequenties voor ondernemers met zich meebrengt.Door de grote stroom aan informatie die beheerd moet worden, kan het zijn dat u door de bomen het bos niet meer ziet. Daarom geven we hier een aantal praktische adviezen om uw administratie goed op orde te houden.

Mappen en naamgeving
Facturen, klanten en urenregistratie zijn voorbeelden van gebundelde data die prima in mappen ondergebracht kunnen worden.Of u nu kiest voor een papieren archief of een digitale variant, mappen bieden uitkomst in het aanbrengen van orde in uw documenten. Voor uw bedrijfsadministratie is het voor de hand liggend om uw data per jaar in mappen onder te brengen.
Om de documenten in deze mappen snel terug te kunnen vinden, is een correcte naamgeving nodig.
U kunt er ook voor kiezen om de gegeven van 1 jaar bijvoorbeeld onder te brengen in een Excel document, waarin u werkt met verschillende tabbladen voor verschillende maanden of klanten.

Gevoelige informatie beheren
Als u over een archief met gevoelige informatie beschikt, dan is het zaak om extra zorgvuldig met het databeheer om te gaan. Deze informatie kan echter na verloop van tijd ook verlopen of niet relevant meer zijn voor u als ondernemer. Te denken valt aan informatie die is opgeslagen op cd's, dvd's, harde schijven of papieren documentatie. Archiefvernietiging biedt een oplossing als u met een gerust hart afstand wilt doen van deze informatie. Voor meer informatie over archiefvernietiging kunt u bijvoorbeeld kijken op http://www.ironmountain.nl/informatiebeheer/archiefvernietiging.asp   

Online beheer
Met een gratis programma als Dropbox kan bedrijfsdata online opgeslagen worden. Het voordeel is dat u er (indien er een internetverbinding is) altijd en overal bij kunt. En geen zorgen over de veiligheid: de gegevens zijn versleuteld zodat je privacy gegarandeerd is. Dropbox is tegenwoordig ook te gebruiken vanaf de meeste smartphones. Handig voor onderweg of bij de klant!


Dit artikel is geschreven door: G.F. Schimmel van GFschimmel
Foto van G.F. Schimmel

terug naar het nieuws